Hinter den Kulissen
Vielleicht interessiert es Sie, was eigentlich alles passiert, bevor eine Katze in ihr neues Zuhause ziehen kann.
Wir möchten Ihnen gerne einen Einblick hinter die Kulissen geben und darüber informieren, was alles organisiert und erledigt werden muss, damit die Katzen ins Happy End ziehen können.
Zuerst ist da natürlich Ana in Spanien. Sie holt die Katzen aus der Tötungsstation, von der Straße, aus Kolonien oder nimmt Katzen aus Privatabgaben entgegen. Die Tiere kommen in Quarantäne, bis sie auf FIV + FeLV getestet werden können (nach ca. vier Wochen), werden tierärztlich betreut und natürlich auch mit Futter, Streu, Bettchen, etc. versorgt.
Ana schickt uns dann die Fotos und die Informationen zu den Katzen. Die Kommunikation mit Spanien ist z.B. etwas, was ein Vereinsmitglied gewährleistet. Diese erfolgt auf Spanisch, um sicherzustellen, dass es keine Kommunikationsprobleme und Mißverständnisse gibt.
Informationen, die Ana über Katzen schickt, müssen für alle Vermittler übersichtlich zugänglich gemacht werden. Auch darum kümmern sich Vereinsmitglieder.
Die Fotos der Katzen werden für die Homepage zurechtgeschnitten und teilweise qualitativ so gut es geht korrigiert. Die Vermittlungstexte werden geschrieben und die Katzen dann online gestellt. Zu junge Katzen sind erst mal nicht vermittelbar, dort wird das Anfrageformular vorübergehend abgeschaltet.
Manchmal erreichen uns traurige Nachrichten, z.B., wenn eine Katze in Spanien oder im neuen Zuhause verstorben ist. Dann schreiben wir einen Nachruf und die Katze wird zur Regenbogenbrücke verschoben.
Uns sind alle Katzen wichtig, daher versuchen wir, auch die Katzen, die versterben, bevor sie es überhaupt auf die Homepage schaffen, auf die Regebogenbrücke zu stellen. Auch diese traurige Aufgabe muss jemand übernehmen. Meistens hatten diese Katzen noch nicht mal einen Namen, den vergibt dann das zuständige Vereinsmitglied.
Damit die Katzen so weit wie möglich verbreitet werden und gute Vermittlungschancen haben, reicht es nicht, sie nur auf unsere Homepage einzustellen. Wir stellen unsere Katzen in mehreren Vermittlungsportalen und anderen Internetseiten vor. Notfälle werden durch einen Notfallverteiler geschickt. Das Einstellen der Katzen ist recht zeitaufwendig, da die Anzeigen auch gepflegt werden müssen. Damit Änderungen an alle Portalbetreuer gehen, hat unsere IT auf der Homepage eingepflegt, dass alle Portalbetreuer über Änderungen auf einer Vermittlungsseite automatisch benachrichtigt werden.
Wenn die Katzen auf der Homepage eingestellt sind, können auch Patenschaften für sie übernommen werden. Die Paten werden begrüßt, bekommen eine Patenschaftsurkunde und werden über Änderungen informiert, z.B., wenn eine Katze erkrankt, verstorben ist oder reserviert wurde. Besonders gerne überbringen wir die Nachricht, dass die Patenkatze in ihr neues Zuhause gezogen ist. Aufgrund der Vielzahl der Katzen sind die Patenbetreuer gut beschäftigt.
Neben den Patenschaftsurkunden erstellt das zuständige Vereinsmitglied auch die Urkunden für die Geschenkpatenschaften. Wenn gerade einige Katzen ins neue Zuhause gezogen sind, ist besonders viel zu tun, da sich dann viele Paten neue Patenkatzen aussuchen.
Wenn sich jemand für eine Katze interessiert oder Fragen zum Vermittlungsablauf oder unserer Arbeit hat, gibt es mehrere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme: Unser Vereinstelefon, auf dem sehr viele Anrufe eingehen und wo das zuständige Vereinsmitglied gerne Auskünfte und Ratschläge erteilt (allerdings bitte zu vernünftigen Zeiten, sie bekommt auch öfter Anrufe mitten in der Nacht), über das Kontaktformular oder über das Anfrageformular. Eingehende Anfragen werden von den zuständigen Vereinsmitgliedern beantwortet, Vermittlungsanfragen werden an die Vermittler gegeben, die diese unter sich aufteilen.
Die Vermittler nehmen Kontakt mit den Interessenten auf, führen das Vermittlungsgespräch, in dem sie Informationen geben, nach dem Charakter evtl. vorhandener Katzen fragen, den Vermittlungsablauf erklären, etc. So ein Telefonat kann durchaus weit über eine Stunde gehen. Anhand der Charakterbeschreibungen der vorhandenen Katzen wird dann geschaut, dass die passende Katze gefunden wird und Ana um Vorschläge gebeten. Die Vermittler stehen auch nach der Vermittlung mit Rat und Tat zur Seite und freuen sich, wenn Kontakt gehalten wird. Gerade in Stoßzeiten, wie in den Wintermonaten, ist extrem viel zu tun. Dies dann neben der beruflichen Tätigkeit, der Familie und den eigenen Katzen. Es kann dann auch mal sein, dass auf eine Nachricht zu einer adoptieren Katze nicht sofort geantwortet wird, was keinesfalls bedeutet, dass kein Interesse da ist. Alle unsere Katzen liegen uns sehr am Herzen und wir freuen uns über jede Nachricht.
Wenn zwischen dem Vermittler und dem Interessenten Einigkeit besteht, dass eine bestimmte Katze adoptiert werden soll, kümmert sich der Vermittler darum, jemanden für den Vorbesuch zu finden. Da nicht überall Vereinsmitglieder leben, sind wir hier auch auf andere Tierschutzvereine oder befreundete Personen angewiesen. Bisher haben wir immer jemanden für den Vorbesuch gefunden.
Nach positivem Vorbesuch bekommt der Interessent die Zusage und kann Schutzvertrag und Schutzgebühr auf den Weg bringen. Unsere Schatzmeisterin betreut auch das Postfach. Sie meldet den Eingang von Schutzvertrag und Schutzgebühr (die Katze wird dann reserviert). Zusätzlich hat sie sehr viel zu tun, da jede einzelne Buchung ins Kassenbuch eingetragen werden muss. Sämtliche Spenden, Patenschaftsgelder, Mitgliedsbeiträge, etc., sowie die Ausgaben, müssen genau aufgelistet werden. Patenschaftsgelder für Spanien werden zeitnah weitergeleitet, die Belege müssen gesammelt und verwaltet werden. Als gemeinnütziger Verein sind wir dem Finanzamt gegenüber rechenschaftspflichtig, da muss alles sorgfältig dokumentiert sein.
Die Schutzverträge werden gesammelt an ein Vereinsmitglied weitergeleitet, das fehlende Daten ergänzt, die Verträge abzeichnet und ein unterschriebenes Exemplar an die Adoptanten zurückschickt. Ein Exemplar verbleibt bei unseren Unterlagen.
Ana wird dann gebeten, die betreffende Katze ausreisefertig zu machen.
Eine Katze ist ausreisefertig, wenn sie getestet, gechipt, geimpft, kastriert und natürlich gesund ist. Die Tollwutimpfung muss mindestens 21 Tage alt sein.
Damit die Katzen fliegen können, benötigen wir Flugpaten. Wenn wir Flugpatenangebote nicht in ausreichender Anzahl bekommen, was leider meist der Fall ist, buchen wir einen eigenen Flug, der dann in der Regel von einem Vereinsmitglied durchgeführt wird.
Die Buchung der Flüge ist nicht so einfach, wie man sich das vorstellt. Erstens muss der Flug bezahlbar sein, dann muss ein Vereinsmitglied Zeit haben, zu fliegen, und dann, und das ist meist das größte Problem, müssen die Boxenplätze im Frachtraum noch verfügbar sein. Unser Vereinsmitglied, das sich um die Flugbuchungen kümmert, sitzt dann durchaus schon mal 2-3 Stunden, um einen passenden Flug zu finden.
Wenn der Flug gebucht ist, beginnt die Flugplanung. Für die Liste der Katzen, die fliegen sollen, muss vieles berücksichtigt werden: Welche Katze muss wo hin? Wer ist wann reserviert worden? Wer ist dringend? Welche Katzen müssen auf jeden Fall gemeinsam fliegen, damit eine gemeinsame Abholung oder Fahrkette geplant werden kann?
Wenn die Flugliste steht, wird diese an Ana geschickt, damit sie weiß, welche Katzen wann fliegen. In der Regel nennen wir immer noch 1-2 Ersatzkandidaten, falls eine Katze kurzfristig vorher krank wird und für diesen Flug ausfällt.
Je nachdem, wo der Flug hingeht, erfolgt die Flughafenbetreuung durch ein oder mehrere Vereinsmitglieder. In den seltenen Fällen, in denen wir einen Flughafen anfliegen, an dem kein Vereinsmitglied wohnt, müssen wir eine Flughafenbetreuung organisieren. Hierbei haben uns schon öfter Adoptanten tatkräftig unterstützt.
Alle Katzen, die nach Deutschland einreisen, müssen vorher bei unserem zuständigen Veterinäramt gemeldet werden. Dieses Verfahren heißt Traces. Außerdem sind wir verpflichtet, ein Bestandsbuch zu führen, in dem alle Katzen mit ihren Daten (Name, Geburtsdatum, EU-Ausweisnummer, Chipnummer, etc.) erfasst werden. Das Bestandsbuch wird von einem Vereinsmitglied verwaltet, das dieses akkurat führt. Aus diesem Grund werden bei Ankunft der Katzen am Flughafen teilweise Formulare ausgefüllt oder die EU-Pässe abfotografiert. Wir benötigen diese Daten fürs Bestandsbuch.
Der schönste Moment ist sicher, wenn die neuen Besitzer die Katzen zum ersten Mal sehen und diese in Empfang nehmen. Das ist für alle Seiten ein bewegender Augenblick. Am Flughafen legen wir Wert auf eine ruhige, schnelle und effiziente Abwicklung, damit die Katzen möglichst bald in ihr neues Zuhause kommen. Daher werden nicht alle Katzen am Flughafen umgesetzt. Katzen,die Ana uns als sehr scheu meldet oder die einen verschreckten Eindruck machen, reisen in unserer Tasche oder Box weiter. Es soll für die Tiere so streßfrei wie möglich ablaufen.
Wenn Adoptanten weiter weg wohnen oder aus anderen Gründen ihre Katze nicht direkt am Flughafen abholen können, nimmt ein Vereinsmitglied die Katze mit zu sich, so dass diese dort abgeholt werden kann. Es ist durchaus schon vorgekommen, dass Vereinsmitglieder weitere Strecken mit dem Zug oder Auto gefahren sind, um die Katzen in ihr neues Zuhause zu bringen. Das bedeutet für uns immer zeitlichen und finanziellen Aufwand, wir machen es aber gerne, wenn es wieder ein Happy-End bedeutet.
Auch nach der Vermittlung stehen die Vermittler mit Rat und Tat zur Seite und sind bei Fragen zur Ernährung, Gesundheit oder bei Problemen weiterhin Ansprechpartner. Sie geben gerne Tipps während der Eingewöhnungsphase und für die Vergesellschaftung. Für den Fall, dass es mal zu Problemen bei einer Zusammenführung kommt, hat ein Vereinsmitglied Katzenpsyschologie studiert und kann hier entsprechende Hilfestellung geben.
Die Boxen, in denen unsere Katzen ankommen, werden immer dringend für die nächsten Transporte benötigt. Daher bitten wir darum, diese so schnell wie möglich an unsere Sammeladresse zu schicken. Unser Vereinsmitglied, das für uns die Boxen, Sachspenden, etc. sammelt, packt dann alles auf Paletten und veranlasst die Abholung und den Versand nach Spanien.
Damit Ana erfährt, wie es ihren ehemaligen Schützlingen geht, bitten wir alle Adoptanten um Fotos aus dem neuen Zuhause. Ein Vereinsmitglied sammelt die Fotos, stellt bei entsprechender Erlaubnis Happy End-Fotos auf der Vermittlungsseite der Katze ein und erstellt für Ana jedes Jahr Kalender und auch Fotoalben mit den Fotos der vermittelten Katzen. Da es inzwischen sehr viele Dateien sind, bekommt Ana auch öfter einen USB-Stick mit allen Bildern. Nichts wäre schlimmer, als wenn sie die Katzen ins Flugzeug setzt und dann nie wieder etwas von den Tieren erfährt.
Neben den Aufgaben, die direkt oder indirekt mit der Vermittlung in Zusammenhang stehen, gibt es noch einige andere, ohne die wir nicht arbeiten könnten.
Der Facebook-Auftritt muss betreut und aktuell gehalten werden. Gerade über Facebook kann man eine große Anzahl an Menschen erreichen, so dass wir z.B.unsere Notfellchen oder Katzen, die schon lange auf der Suche sind, dort vorstellen. Wir informieren auch über Entwicklungen in Spanien, wie z.B. die im Juli 2014 erfolgten Tötungen in Gesser.
Unser Newsletter muss geplant und erstellt werden, was bedeutet, dass ein Vereinsmitglied sich darum kümmert, dass wir genügend Beiträge haben und uns auch einigen, welche Themen im aktuellen Newsletter behandelt werden.
Auch ein Verein hat viel mit Bürokratie zu tun. So müssen entsprechende Genehmigungen beantragt, Änderungen ans Vereinsregister gemeldet, Fragen mit unserer Amtsveterinärin geklärt werden. Außerdem muss sich jemand darum kümmern, dass gesetzliche Änderungen beachtet und berücksichtigt werden.
Vom Kassenbuch müssen die Posten in die Buchhaltung fürs Finanzamt übertragen werden. Unsere Revisorin überprüft vorher das Kassenbuch, was aufgrund der vielen Posten sehr zeitaufwendig ist.
Ein ganz wichtiges Aufgabengebiet ist auch die IT. Wir haben das große Glück, zwei Spezialisten mit an Bord zu haben, die unsere Website gestaltet und immer wieder neue Einfälle für Spendenaktionen, Jubiläen oder Feiertage haben. Ihrer Kreativität haben wir z.B. den Fellchenflieger, den Spendenshop und die Gehegespenden-Aktion zu verdanken.
Sie sehen, dass sehr viele Aufgabengebiete ineinander greifen, um das große Ganze möglich zu machen. Wir hoffen, dass wir Ihnen einen Einblick geben konnten, was alles erforderlich ist, damit unsere Katzen eine Chance auf eine Zukunft und ihr Glück haben.